Mit Hilfe dieser Anleitung können Sie Veranstaltungen, die in Ihrer Kirchgemeinde gebucht wurden, in Ihren Google Kalender und danach in weitere elektronische Kalender, wie Outlook, übertragen und aktuell halten (Ein-Weg-Synchronisation). Änderungen müssen weiterhin im kirchenweb.ch-System vorgenommen werden. Mit dem Setzen von Filtern und Exportvorlagen können Sie den Export auf das Nötigste reduzieren, mit präzisen Zusatzinformationen versehen und behalten so die Übersicht.

https://www.youtube.com/watch?v=i1__5OTrX8s

Hinweis

Klappen Sie jeweils die Liste nach dem Symbol ℹ️ aus oder öffnen Sie den nachfolgenden Link, falls Sie zu den einzelnen Schritten eine detailliertere Erklärung benötigen.

1. Google-Konto verknüpfen

Voraussetzung: Das neue Kalender-Modul muss eingeschaltet sein. Die Information ob das Modul eingeschaltet ist oder nicht finden Sie als Webkoordinator hier: Login > Administration > Systeminfo (das Modul heisst “Elektronische Kalender”). Um das Modul zu benutzen, muss die Benutzerstufe mindestens “Mitarbeiter” sein. Als Haupt-Webkoordinatorin haben Sie die Möglichkeit, das Modul an derselben Stelle für einige Monate testweise einzuschalten (Minifilm).

ℹ️ Detaillierte Vorgehensweise

• Melden Sie sich mit ihrem kirchenweb.ch-Konto bei Ihrer Kirchgemeinde an.
• Navigieren Sie zu Mein Konto → Profil und klicken Sie auf das Unterregister Verknüpfungen.
• Klicken Sie auf MIT GOOGLE ANMELDEN und folgen Sie dem Assistenten.

<aside> ⚠️ Achtung: Bei einer Verknüpfung müssen kirchenweb.ch alle Berechtigungen erteilt werden - ansonsten funktioniert der elektronische Kalenderexport nicht!

• Benötigte Berechtigungen </aside>

2. Veranstaltungen nach Google Kalender exportieren

ℹ️ Detaillierte Vorgehensweise

   ℹ️ **[Filter setzen](<https://kirchenweb.notion.site/Filter-setzen-7859b434cd7a4aa29611065569098570>) - Detaillierte Anleitung und Beispiele**

   ℹ️ **[Export-Vorlage erstellen](<https://kirchenweb.notion.site/Export-Vorlage-erstellen-07b36adfa2c44cc28e8b3c15cb7a0a04>) -**  **Detaillierte Anleitung und Beispiele**

• Navigieren Sie zu Veranstaltungszentrale → Export / Elektron. Kalender.
• Klicken Sie rechts auf Neuer Kalender Export.
• Folgen Sie dem Assistenten:
  1. Das Google-Konto haben wir bereits verknüpft. Klicken Sie auf weiter.
  2. Wählen Sie einen Ihrer Google Kalender für den Export oder setzen Sie das Häkchen bei Neuen Kalender erstellen. Wir empfehlen Ihnen, einen neuen Kalender für Sie privat und separate Kalender für jede Zielgruppe zu erstellen. Klicken Sie auf weiter.
  3. Tragen Sie Namen (nur bei neuem Kalender) und Beschreibung ein und bestätigen Sie mit weiter.
  4. Setzen Sie die gewünschten Filter und klicken Sie auf weiter. ℹ️ Detaillierte Anleitung und Beispiele: Filter setzen
  5. Event Daten:
     • Wählen Sie, ob als Start- und Endzeit jene der Raumbuchung, der tatsächlichen Veranstaltung (ohne Vor- und Nachbelegungszeit) exportiert werden soll, oder ob die Veranstaltung als Ganztägig eingetragen werden soll.
     • Verändern / ergänzen Sie die Felder Titel und Beschreibung nach Wunsch. (Wir empfehlen Ihnen, das Feld Ort so zu belassen.) Sie können dabei frei formatieren. Die Codes für die einzelnen Felder in eckigen Klammern tragen Sie durch Klicken auf die unten aufgelisteten Eigenschaften ein. Denken Sie an Ihr Zielpublikum und was dieses wissen möchte / muss. ℹ️ Detaillierte Anleitung und Beispiele: Export-Vorlage erstellen
     • Bestätigen Sie mit weiter.
  6. Klicken Sie auf schliessen, um Ihren Export zu speichern. Bis dieser in Ihrem Google Kalender auftaucht, kann es einige Minuten dauern. Bei einer ersten Synchronisation werden alle Veranstaltungen exportiert, welche bis zu einem Monat in der Vergangenheit und bis zu drei Jahre in der Zukunft liegen. Bei späteren Synchronisationen werden die Veranstaltungen, welche älter als ein Monat sind, zwar nicht aus dem Google Kalender gelöscht, aber bei Änderungen nicht mehr aktualisiert.

3. Elektronischen Kalender einfärben

Sobald der Kalender exportiert wurde, können Sie ihn im Google Kalender einfärben, um mehr Übersicht zu erhalten.

• Klicken Sie bei dem Kalender, den Sie einfärben möchten, auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie eine Farbe.

  

  Einfärben im Google Kalender

Beispiel: Separate Gottesdienst-Kalender für Raumverantwortliche und Besucher

4. Elektronischen Kalender freigeben

Sie können den Kalender von Google aus für andere Personen mit Google-Konto freigeben und mit ihnen teilen. Auch Exporte in andere Kalenderapps sind möglich. Die Freigabe ist entweder für spezifische Personen oder für alle mit Linkzugriff möglich.

• Klicken Sie bei dem Kalender, den Sie teilen möchten, auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Einstellungen und Freigabe.

  

  Einstellungen und Freigabe im Google Kalender

a) Privater Kalender (Benutzung nur für freigegebene Personen möglich)

• Nutzen Sie diese Kalenderart bspw. für interne Teamkalender.

• Wie Sie Ihren Kalender mit spezifischen Personen mit Outlook teilen, lesen Sie im Abschnitt elektronischen Kalender nach Outlook exportieren.

• Klicken Sie unter Für bestimmte Personen freigeben auf + Personen und Gruppen hinzufügen. Geben Sie nun die E-Mail-Adresse einer gewünschten Person ein. Es muss sich dabei um diejenige Adresse handeln, mit der sich die Person bei Google anmeldet. Das bedeutet: Diese Mail-Adresse muss bei Google registriert (@gmail.com-Adresse) oder mit dem Google-Konto verknüpft sein.

  

• Stellen Sie die gewünschten Berechtigungen für diese Person ein:

  • Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details): Die Person sieht nur, ob ein Termin vorhanden ist oder nicht.
  • Alle Termindetails anzeigen: Die Person sieht die Termine und die dazu eingetragenen Details.
  • Termine ändern: Die Person sieht die Details und kann den Termin für alle Personen ändern und/oder löschen.
  • Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten: Die Person kann für alle Personen ändern, löschen und den Kalender weiterteilen.

• Eingetragene Personen erhalten eine Mail zugesandt, mit welcher sie den freigegebenen Kalender ihrer Agenda hinzufügen können.

Vorgehen bei einem Amtswechsel

b) Öffentlicher Kalender (Benutzung und Weiterverteilung für alle möglich - spezielle Berechtigungen können festgelegt werden)

• Nutzen Sie diese Kalenderart bpsw. für öffentliche Gottesdienstkalender. Falls die Verbreitung des Kalenders eingeschränkt werden soll, empfehlen wir Ihnen, einen privaten Kalender zu benutzen.
• Setzen Sie unter Zugriffsberechtigungen für Termine das Häkchen bei Öffentlich freigeben und bestätigen Sie die Aktion. Klicken Sie nun auf Link zum Freigeben abrufen, kopieren Sie diesen und schicken Sie ihn an die Personen, die den Kalender sehen sollen oder veröffentlichen Sie ihn, z.B. auf einer Infoseite. Dieser Link ist nur für die Integration in andere Google Kalender bestimmt.

<aside> ⚠️ Jeder, der den Link zu einem öffentlichen Kalender erhält, kann den Kalender nutzen und teilen. Termine verändern können aber nur Sie und freigegebene Personen in der Google-Agenda, resp. Sie in der Agenda im Mein Konto.

</aside>

<aside> <img src="/icons/info-alternate_blue.svg" alt="/icons/info-alternate_blue.svg" width="40px" /> Das System exportiert automatisch nur öffentliche Veranstaltungen in öffentliche elektronische Kalender. Wenn ein elektronischer Kalender auf öffentlich gestellt wird und zuvor nicht öffentliche Veranstaltungen darin exportiert wurden, so werden bei der nächsten Synchronisation automatisch alle nicht öffentlichen Veranstaltungen entfernt, selbst die, die mehr als einen Monat zurück liegen. Dieser Mechanismus kann aus Datenschutzgründen nicht umgangen werden.

</aside>

• Damit Gemeindemitglieder Ihren Kalender beispielsweise auch in Outlook integrieren können, scrollen Sie nach der Freigabe runter zu Kalender integrieren. Verschicken Sie die sich dort befindliche Öffentliche Adresse im iCal-Format (Format für verschiedenste Kalenderapps) den gewünschten Personen oder veröffentlichen Sie ihn, z.B. auf einer Infoseite. Auch hier kann der Link von den Empfängern frei weiter geteilt werden - darüber haben Sie keine Kontrolle.

  

  Öffentliche Adresse des Google Kalenders im iCal-Format

  Weisen Sie die Empfänger der öffentlichen Adresse unbedingt darauf hin, dass diese nicht als Datei heruntergeladen und danach in Kalenderapps importiert werden soll, sondern aus dem Internet abonniert werden muss (mehr Informationen dazu).

5. Elektronischen Kalender nach Outlook exportieren

Den privaten oder öffentlichen elektronischen Kalender können Sie von Google aus auch in Outlook (und in andere Kalender-Apps, wie Apple-Kalender) einbinden.

• Klicken Sie bei dem Kalender, den Sie mit Outlook synchronisieren möchten, auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Einstellungen und Freigabe.

  

  Einstellungen und Freigabe im Google Kalender

• Kopieren Sie im unter Kalender integrieren die Privatadresse im iCal-Format durch Klick auf den Kopierbutton.

  

  Privatadresse des Google Kalenders kopieren

• Fahren Sie nun entweder mit der Anleitung zu Outlook Desktop oder mit jener zu Outlook Web fort.

a) Outlook Desktop

• Öffnen Sie Outlook und wählen Sie links in der Menüleiste das Kalendersymbol.

  

• Klicken Sie unter Start auf Kalender hinzufügen → Aus dem Internet….

  

  Elektronischen Kalender in Outlook hinzufügen

• Fügen Sie die Adresse von Google aus der Zwischenablage ein und bestätigen Sie mit OK.

• Beantworten Sie die Frage nach einem Abonnements mit Ja.

<aside> ⚠️ Achten Sie darauf, dass Sie die Option Aus dem Internet… wählen, so wie das hier gezeigt ist. Importieren Sie keine heruntergeladene .ics-Datei in Outlook - diese wird Ihnen zwar die Momentaufnahme einer Agenda anzeigen, spätere Terminänderungen in Ihrem kirchenweb.ch-Kalender werden aber nicht synchronisiert!

</aside>

b) Outlook Web

• Melden Sie sich bei https://outlook.live.com an und klicken Sie links in der Menüleiste das Kalendersymbol.

  

• Klicken Sie auf Kalender hinzufügen

  

  Elektronischen Kalender in Outlook Web hinzufügen

• Wählen Sie danach Aus dem Internet abonnieren

  

• Fügen Sie die Adresse von Google aus der Zwischenablage im Adressfeld ein und personalisieren Sie den Kalender mit Name, Farbe und Icon.

• Schliessen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Importieren ab und schliessen Sie den Assistenten.

<aside> ⚠️ Achten Sie darauf, dass Sie die Option Aus dem Internet abonnieren wählen, so wie das hier gezeigt ist. Laden Sie keine heruntergeladene .ics-Datei in Outlook Web hoch - diese wird Ihnen zwar die Momentaufnahme einer Agenda anzeigen, spätere Terminänderungen in Ihrem kirchenweb.ch-Kalender werden aber nicht synchronisiert!

</aside>

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